Fuente: IctNet

Es mucho lo que hay escrito sobre la gestión del tiempo del personal indirecto. Habría que mejorar la operatividad porque sigo oyendo a buenos profesionales quejarse de que “no tienen tiempo”, viéndose obligados –después de largas horas de presencia en la empresa- a trabajar desde su casa, incluso festivos o altas hora de la noche. Para una gestión correcta del tiempo, hay que cumplir ciertas condiciones iniciales.

LA CULTURA DE LA FECHA.
El punto crucial para gestionar el tiempo es LA CULTURA DE LA FECHA. Las fechas permiten planificar. La planificación debe referirse a tiempos de calendario; no al tiempo de trabajo, que es mucho más corto y difícil de calcular.

URGENCIA E IMPORTANCIA
Hay que eliminar del lenguaje de gestión las palabras “URGENTE” (y sus derivados) “LO ANTES POSIBLE”, “PARA AYER”. Son conceptos que en la gestión no tienen significado alguno. Deben ser sustituidos por la negociación de una fecha. Exigir o comprometerse a una fecha no implica un plazo corto. Se puede pedir que se finalice una tarea dentro de seis meses, lo que no es raro en proyectos de innovación. Los seis meses pasan. En cambio nadie sabe cuánto tiempo es “URGENTE”. Puede depender del punto de vista. Por lo dicho, estoy convencido de que la conocida matriz URGENTE – IMPORTANTE no tiene mucho sentido. “URGENTE” no significa nada ”IMPORTANTE”, ¿con el criterio de quién?.
Sugiero que el eje “Más URGENTE / menos URGENTE” sea sustituido por “Plazos de menos de 48 horas / Plazos de más de una semana”.
La “IMPORTANCIA” de una tarea debería ser función de las repercusiones que su retraso puede tener para los clientes y accionistas (y también para los compañeros y colaboradores). En la realidad viene definida por el grado de aprecio, nivel de salario o incentivos, seguridad en el puesto de trabajo, etc (Maslow) que los que llevan a cabo las tareas creen que van a obtener por realizarlas. En función de todo ello cada trabajador fija SUS prioridades. Por ejemplo, si alguien se encuentra dirigiendo una reunión de más de 15 persona debatiendo un asunto con consecuencias para los clientes y el Director General irrumpe para decirle que quiere una opinión sobre su nuevo coche, tened por seguro que plantará la reunión y se irá a ver el nuevo coche.
Además, los asuntos evolucionan de una forma dinámica y todo acaba por ser “MUY URGENTE”, “URGENTÍSIMO”, “MUY IMPORTANTE”, “IMPORTANTÍSIMO”, etc.

PRIORIDADES.
Si hoy solicitas prioridades a tu jefe, sin negociar fechas, mañana te las cambiará y no podrás echarle en cara las anteriores. Sólo la cultura de la fecha permite fijar PRIORIDADES seriamente. La prioridad queda fijada automáticamente al dar fechas. Pero, ¿quién quiere hacerlo?.
Si trabajamos con fechas aumentarán nuestras posibilidades de decir NO aunque no sea elegante y a nuestro jefe no le guste.
El conflicto de prioridades suele plantearse ante la aparición de “sorpresas” pero fijar prioridades sólo puede ser válido antes de que haya empezado cualquiera de los trabajos a priorizar. El concepto de proactividad es crucial.
Si no gestionamos el tiempo, se gestiona sólo. A esa “gestión” se le llama RETRASO. Pero…¿de verdad queremos gestionar el tiempo?. ¿O ya nos va bien no concretar para no comprometernos y poder lamentarnos o acusar de incumplimiento después a los compañeros?. Como vemos continuamente, el victimismo rinde.
En todo caso si al final hay retrasos, el perjudicado será sólo el cliente y a corto plazo nadie se enterará. A largo plazo, en cambio...

LA DELEGACION
La habilidad para DELEGAR es una clave del éxito. Hay que tener en quien delegar y en quien poder delegar. Sólo se puede delegar en personas competentes y que estén motivadas para el logro; este tipo de personas son los buenos profesionales.
Delegar no implica trasladar la responsabilidad o abandonar las tareas delegadas.

EN RESUMEN;
· No se acepta o solicita una tarea sin la contrapartida de una fecha.
· Cada persona debe ser dueña de su tiempo. Conviene que conozca en que lo emplea y cómo para organizar y agrupar tareas.
· No es posible decir NO a los imprevistos. Poner plazo y condiciones y comunicar las repercusiones antes de que se presenten, si lo es. Siempre hay que hacer respetar la propia profesionalidad.
· Nadie puede hacer las estimaciones de tiempo mejor que los especialistas de cada función. Los buenos profesionales normalmente se equivocarán en su contra porque en los trabajos surgen imprevistos y, por definición, lo imprevisible no se puede prever.
· Las personas pueden trabajar todas las horas que decidan a priori. ¡Faltaría más!. Pero debe ser SU elección y hacerlo con satisfacción, entusiasmo y eficacia.
· Si tu equipo está formado por buenos profesionales, como definidos más arriba, no perderán el tiempo y jugarás en primera división. Si no, antes o después, jugarás en la que te corresponda o desaparecerás. Los buenos profesionales no necesitan motivación, aunque si es relativamente fácil desmotivarlos.

NOTAS SOBRE LAS TI.
El problema es saber utilizar en el modo correcto todas estas tecnologías. Optimizadas, hacen ganar mucho tiempo Y SON IMPRESCINDIBLES. Hay que pedirles solamente la información justa y necesaria, aunque puedan dar mucha más.
Permiten el tele-trabajo en ciertas condiciones.
La instalación de tele-conferencias puede disminuir el número de reuniones y desplazamientos.
Es muy corriente lamentarse de la cantidad de “e-mails” recibidos. También los e-mails hay que gestionarlos.
Ventajas del correo electrónico respecto al teléfono;
· Deja constancia.
· Es corto; hace perder menos tiempo.
· Puede enviarse a todos los interesados a la vez.
· Es más completo y está más pensado, sobre todo cuando hay problemas de idioma.
· Atenderlo no interrumpe otras tareas.
· Permite enviar archivos e imágenes.
· Da idea de la cultura y capacidad de expresión de las personas.

Nada más penoso que una polémica por mensajes escritos con copias a varias personas. En lo posible el destinatario debe ser una sola persona. ¡Cuidado con enviar mensajes a quien no los necesita!. Pensemos que tendrá que leerlo, estudiarlo y contestarlo.

Esta claro que cada herramienta tiene su campo de aplicación.

Ahora está de moda denigrar el “Power Point”. En cambio es utilísimo siempre que se emplee correctamente. Ayuda a preparar mejor las reuniones, acorta su duración y mejora la comunicación. Lo que ocurre es que preparar bien una reunión, empezando por saber el tipo de reunión que es, resulta difícil y confeccionar un Power Point respetando las conocidas reglas para una buena presentación lo pone de manifiesto. Desde luego, es más fácil convocar a la gente sin ni siquiera enviar previamente agenda de la reunión. Tener que preparar bien las reuniones haría disminuir su número y duración. Reuniones mal preparadas son un sumidero de tiempo.